情報が人に属している組織で起きること

「あの件はAさんに聞けばわかる」という会話が日常的になっている組織は、情報が組織に属していない状態にあります。個人が情報を持つことは短期的には効率的に見えますが、Aさんが休む・辞める・担当が変わるたびに、業務が止まるか、ゼロから再構築することになります。この状態は多くの場合、情報共有を怠った結果ではなく、記録する場所と習慣がない環境から自然に生まれます。

情報が人に属している組織で起きることは大きく三つです。一つ目は引き継ぎが機能しないことです。引き継ぎ資料を作ることになっても、本人しか知らない暗黙知が多すぎて、資料を読んだだけでは業務が回りません。二つ目は横断対応ができないことです。担当者不在のとき、別の人が対応しようとしても情報がなく、取引先への対応が遅れます。三つ目は組織学習が起きないことです。成功した方法も失敗した判断も個人の記憶の中にあるため、次の担当者は同じ試行錯誤を繰り返します。

情報の個人依存は、本人が意図せず起きることがほとんどです。記録のための場所がない、記録する習慣がない、記録した情報をどこに置けばよいか分からない、という環境要因が積み重なって、「口頭で済ます」運用が定着します。このため、情報共有の仕組みをツールの導入で解決しようとすると、「ツールはあるが誰も使わない」状態になりやすいです。ツールより先に「何を記録するか」「どこに置くか」のルールを決めることが必要です。

情報を組織に戻す最初の一手は、「決まったことを書く場所を一か所に作ること」です。Notionでも、Googleドキュメントでも、チャットのピン留めでも構いません。重要なのは場所を一か所にすることと、「書いたかどうか」を確認できる運用を作ることです。完璧な文書を求めると誰も書かなくなるため、箇条書き1〜2行でも残すことを習慣にする方が長続きします。組織の流れが滞っているケースの多くで、情報の個人依存は原因の一つです。解消の方向は大がかりなシステム導入より、「書く場所を決める、書いたことを確認する」という2ステップの習慣から始まります。